Обновленная форма сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) с 2023 года

С 2023 года введены обновленные формы кадровых документов, включая СТД-Р. Вначале напомним, кому и когда предоставляется СТД-Р (включая образец заявления сотрудника на получение данных о трудовой деятельности). Далее рассмотрим важные изменения и выделим спорные моменты с рекомендациями по их разрешению. В конце представим пример заполнения новой формы СТД-Р для выдачи сотруднику в день увольнения.

Кому и когда предоставляются сведения по форме СТД-Р

• всем сотрудникам, отказавшимся от ведения бумажной трудовой книжки;
• новым сотрудникам, начавшим работать после 31.12.2020, так как бумажная трудовая книжка для них не оформлялась;
• совместителям (если сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки, она хранится у основного работодателя);
• дистанционным сотрудникам, не предоставившим бумажную трудовую книжку работодателю.

Обратите внимание: сведения о занятости по гражданско-правовым договорам в СТД-Р не отражаются, в отличие от подраздела 1.1 ЕФС-1 со сведениями о трудовой деятельности.

Работодатель обязан предоставить СТД-Р в соответствии с ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ в двух случаях:

• по заявлению сотрудника в течение работы не позднее 3 рабочих дней со дня обращения;
• при увольнении в день расторжения трудового договора.

Вопросы, связанные с выдачей СТД-Р при увольнении и в период работы, рассматриваются в выпуске № 08 / 2022.

В статье раскрываются следующие вопросы: сроки выдачи СТД-Р, необходимость подачи заявления при увольнении, форма предоставления СТД-Р без заявления, фиксация выдачи и ответственность за невыдачу:

• в бумажной форме;
• путем отправки на электронную почту, если работодатель установил такой порядок.

Пример 1. Заявление сотрудника о предоставлении СТД-Р

Сведения по форме СТД-Р работодатель может предоставлять как в бумажном, так и в электронном виде. Способ предоставления данных должен быть указан в заявлении сотрудника (см. «!» в Примере 1). Для работодателя волеизъявление сотрудника в этой части обязательно (ч. 5 ст. 66.1).

Что нужно учитывать при заполнении новой формы СТД-Р

• новую форму сведений о трудовой деятельности, предоставляемую работодателем сотруднику (СТД-Р);
• новую форму сведений о трудовой деятельности, предоставляемую из информационных ресурсов Социального фонда России (СТД-СФР);
• порядок заполнения указанных форм.

Документ вступил в силу с 1 января 2023 года. Обновление форм потребовалось из-за значительных изменений, в том числе объединения Пенсионного фонда и Фонда социального страхования в Социальный фонд России (СФР). В дальнейшем нас будет интересовать только форма СТД-Р, так как СТД-СФР выдается единым фондом.

В статье № 09 / 2022 рассматриваются изменения, связанные с объединением ПФР и ФСС России.

• данные о сотруднике (Ф.И.О., дата рождения и СНИЛС);
• данные о работодателе (наименование, ИНН, КПП и регистрационный номер в СФР);
• информация о подаче заявления на продолжение ведения трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности;
• сведения о трудовой деятельности сотрудника.

Сначала заполняется текстовая часть формы. Данные о сотруднике должны соответствовать информации, указанной в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального учета СФР (п. 5 Порядка). Обратите внимание, что СНИЛС состоит из 11 цифр и указывается в формате «XXX-XXX-XXX-XX» или «XXX-XXX-XXX XX».

Возник спорный вопрос относительно заполнения поля «Дата рождения». В пункте 5 Порядка указано, что его необходимо заполнить в формате «ДД.ММ.ГГГГ», однако в самой форме СТД-Р предусмотрено заполнение поля в виде «“ ДД ” месяц ГГГГ». Считаем, что ошибкой не будет, если вы воспользуетесь вторым вариантом (как указано в самой форме).

В информации о работодателе теперь требуется указывать регистрационный номер в СФР вместо ПФР, как это было раньше. Новые работодатели с 2023 года зарегистрированы уже в едином фонде, а действующие указывают регистрационный номер, присвоенный ранее ПФР. Он состоит из 12 цифр в формате «ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ».

Название работодателя следует указывать в соответствии с учредительными документами (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Сантревел»). ИНН и КПП берутся из данных о постановке на учет в налоговой инспекции. Если ИНН состоит из 10 знаков, то в двух последних знакоместах ставятся прочерки по форме «ХХХХХХХХХХ––». КПП у работодателей-организаций состоит из 9 цифр, у работодателей – физических лиц он отсутствует.

В следующем разделе указывается дата подачи заявления в формате «ДД.ММ.ГГГГ»:

• о продолжении ведения трудовой книжки либо
• о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Поля с датами заполняются работодателями, которые получили соответствующие заявления от работников.

Теперь переходим к основной – табличной – части сведений о трудовой деятельности работника. По сути, она также не изменилась. Здесь внесены технические исправления, в частности, касающиеся подстрочников. Как и ранее, 10 граф:

4) трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение;

6) причины увольнения со ссылкой на норму;

7–9) наименование документа, его дата и номер;

10) отметка об отмене записи, поданной ранее.

Напоминаем, что в СТД-Р вносятся только сведения о трудовой деятельности работника в вашей организации (п. 10 Порядка). Это аналог бумажной трудовой книжки, от которой работник отказался.

В связи с изменениями в ТК РФ, связанными с мобилизацией работников, в СТД-Р также были внесены соответствующие корректировки. Поэтому с 2023 года к традиционным мероприятиям, записываемым в графу 3, добавились два новых – приостановление и возобновление трудового договора (п. 8 Порядка). Теперь при выдаче работнику сведений будут отражаться 7 мероприятий:

Призыв работников по мобилизации: оформление документов

О том, какие изменения внесены в ТК РФ, читайте в статье «Призыв работников по мобилизации: оформление документов» в № 11’ 2022

Заполняется графа 3 на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между работодателем и работником (п. 1 Порядка).

С 2023 года изменился и порядок заполнения графы 5 «Код выполняемой функции». Он стал аналогичен заполнению этой графы в СЗВ-ТД. Код необходимо искать в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ). Он должен соответствовать занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте. Код состоит из 5 цифр в формате «XXXX.X» (первые 4 знака – код наименования группы занятий; 5-й знак – контрольное число).

1) средний персонал, занятый в административно-управленческой деятельности, можно найти в малой группе 334:

3342.7 – средний юридический персонал;

3343.0 – административный и иной исполнительный среднетехнический персонал;

2) специалистов в области администрирования – в малой группе 242:

2423.6 – специалисты в области подбора и использования персонала;

2424.1 – специалисты, занимающиеся подготовкой и развитием персонала и т.д.

Напомним, что ранее существовало требование указывать код выполняемой функции на основе профессиональных стандартов, если работодатель принял решение их применять (код состоял из 7 цифр).

Поговорим также о заключительной части формы. Если вы выдаете работнику СТД-Р:

• на бумажном носителе, необходимо заверить их подписью руководителя организации или другого уполномоченного лица и печатью организации (если она имеется). Если работодатель – физическое лицо, документ должен быть заверен личной подписью. В обоих случаях обязательно указывать должность уполномоченного лица и расшифровку подписи (фамилия, имя, отчество – в таком порядке) (п. 12 Порядка);
• в электронном виде, его необходимо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью одного из вышеупомянутых лиц (п. 11 Порядка).

Теперь представим образец заполнения формы СТД-Р (Пример 2).

Пример 2. Сведения по форме СТД-Р, выданные работнику в день увольнения на бумажном носителе

Характеристика условий труда для МСЭ

Производственная характеристика, описывающая характер и условия труда работника, необходима для прохождения МСЭ при установлении степени утраты трудоспособности. Ознакомьтесь с тем, как составить этот документ, чтобы работодателя не обвинили в ухудшении здоровья работника. Скачайте образец и бланк.

• образец производственной характеристики для скачивания;
• какие сведения нужно включить в этот документ;
• что важно знать.

Скачать документы из статьи

Работник не может сам заполнить на себя производственную характеристику. Это обязанность работодателя. Поэтому документ должна составлять комиссия с обязательным привлечением врача.

Обычно этот документ заполняют специалист по охране труда, специалист по управлению персоналом и руководитель подразделения, где работает сотрудник. Характеристика должна быть подписана руководителем организации и заверена печатью (если она имеется).

• Как провести медицинскую экспертизу профессиональной пригодности работника

Характеристика составляется на специальном бланке МСЭ или в произвольной форме на фирменном бланке работодателя. В последнем случае печать можно не ставить, достаточно проставить исходящий регистрационный номер.

Сведения о характере и условиях труда работника, которые необходимо включить в документ

В характеристике условий труда должна быть предоставлена информация о работодателе, данные из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, сведения о рабочем месте, должности работника, стаже в конкретной профессии и общем стаже на данном предприятии.

Работодатель составляет характеристику с учетом результатов СОУТ. Необходимо перечислить показатели физической нагрузки на опорно-двигательный аппарат и функциональные системы организма работника. Эти сведения должны быть указаны в протоколе оценки тяжести трудового процесса. Данные о сенсорной нагрузке на ЦНС также содержатся в отчете СОУТ. Кроме того, в характеристике указывается степень воздействия на работника производственных факторов в сравнении с установленными государственными гигиеническими нормативами.

• Как организовать специальную оценку условий труда

Рекомендации по подготовке характеристики условий труда работника, направляемого на освидетельствование в бюро МСЭ

В характеристику условий труда необходимо включить следующее:

► Краткую справку о трудовой биографии работника – с каким квалификационным разрядом он поступил на предприятие, какие виды работ выполнял, какие курсы повышения квалификации проходил, какие разряды ему присваивались.

► Данные о характере труда работника – тяжелый физический ручной (грузчик) или операторский машинный и т.п.

► Вредные производственные факторы, выявленные в ходе санитарно-эпидемиологического контроля или аттестации рабочих мест (загазованность, пыльность, шум, вибрация, интенсивность нагрузки, степень сенсорных перегрузок и т.п.), а также результаты специальной оценки условий труда.

• Как определить вредные и опасные производственные факторы и установить класс условий труда

► Условия работы сотрудника: находился ли он в помещении или на улице, работал ли в условиях высоких или низких температур. В последнем случае обязательно укажите, что ему предоставлялись каждые полчаса перерывы для обогрева в теплом помещении согласно требованиям СанПиН.

► Работал ли сотрудник сверхурочно, в ночные смены, был ли в длительных командировках или на вахте вдали от мест получения квалифицированной медицинской помощи, в неблагоприятных санитарно-бытовых условиях.

► Если работник находился на вахте, то обеспечивался ли он горячим трехразовым питанием, проживал ли в благоустроенном вахтовом поселке с медицинским пунктом.

► Информация о проведении производственного санитарно-эпидемиологического контроля, периодических медицинских осмотров и других освидетельствований (например, психиатрического), вакцинации против клещевого энцефалита для лесоводов или водителей лесопосадочных тракторов.

• Как организовать санитарный производственный контроль

► Сведения о частоте получения сотрудником больничных листов, переводах на легкий труд и других данных, касающихся связи с профессиональными заболеваниями или травмами.

При составлении производственной характеристики для работника с подклассом условий труда 3.1, подтвердите, что воздействие ВОПФ имеется, но регламентированные перерывы и междусменный отдых способствуют восстановлению здоровья, что подтверждено результатами медосмотров. Укажите номера и даты медицинских заключений.

• Как организовать медосмотры работников

Если характеристика составляется для работника с вредными условиями труда 3.2 и выше, укажите, что он ежегодно проходил медосмотры и раз в 5 лет обследования в центре профпатологии, которые не выявили предпосылок для развития профессиональных заболеваний. Работнику предоставлялись молоко и аналогичные продукты, санаторно-курортное лечение, дополнительные оплачиваемые отпуска, доплата к окладу, сокращенная продолжительность смены, лечебно-профилактическое питание, витаминная профилактика и вакцинация.

Таким образом, в справке о характере и условиях труда для каждого негативного фактора должен быть приведен аргумент о порядке компенсации, если такие мероприятия действительно проводились. Для подтверждения приложите соответствующие документы. В противном случае работник вправе обратиться в суд.

В статье рассказывается, что проверить у коллег, чтобы компанию не оштрафовали. Специалист по охране труда должен контролировать соблюдение режима труда и отдыха на предприятии. Закон ограничивает продолжительность работы в вредных условиях, а ГИТ следит за выполнением требований. Узнайте о трех ошибках в учете рабочего времени сотрудников, работающих во вредных условиях, и как их избежать. Примеры с комментариями помогут правильно заполнить документы.

Труд инвалидов

Условия труда на рабочем месте в трудовом договоре

Если на предприятии существует высокая вероятность возникновения травм, профессиональных заболеваний или даже смертельных случаев, внеплановые проверки проводятся в отношении работодателей без предварительного уведомления. Поэтому указывать в справке о характере и условиях труда на опасном производственном объекте, что работник трудится в оптимальных условиях труда без риска для здоровья и жизни, неэффективно. Информация должна быть представлена подробно и объективно, чтобы комиссия могла определить степень утраты трудоспособности, основные и сопутствующие причины для этого, правильно назначить группу инвалидности и рекомендовать реабилитационные мероприятия для поддержания качества жизни пострадавшего.

Не только МСЭ может запрашивать характеристику условий труда. Иногда бывшие работники лично обращаются к своим работодателям. В этом случае производственная характеристика включается в список документов, которые работодатель обязан предоставить сотруднику в соответствии со ст. 62 ТК РФ. При получении письменного запроса на справку об условиях труда с места работы следует ее выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

• Как применять особые правила СОУТ: полезные таблицы и алгоритм для идентификации факторов
• Штраф и внеплановая проверка из-за того, что не учли мнение работников. Как ГИТ рекомендует избегать ошибок

Статья в тему в журнале «Кадровое дело»: Алгоритм действий, если приняли на работу сотрудника с инвалидностью >>>

Рекомендация по теме в Системе Кадры: Как составить характеристику сотрудника для прохождения медико-социальной экспертизы >>>

Примерное содержание производственной характеристики для МСЭ:

1. Ф.И.О. сотрудника.
2. Наименование работодателя.
3. Адрес места работы.
4. Рабочее место: цех, отдел, мастерская, ферма, бригада.
5. Занимаемая должность, специальность, разряд.
6. Характеристика трудовой деятельности: справляется или не справляется работник со своими обязанностями.
7. Условия труда сотрудника.

Последний раздел характеристики обычно самый объемный. В нем описываются характер работы, в частности, длительность рабочей смены, режим, имеются ли разъезды и командировки. Далее описываются нагрузки, физический труд (тяжелый, умеренный или легкий). Если на МСЭ направляется офисный сотрудник, указываются умственный труд, сложность интеллектуальной нагрузки. Также должны быть охарактеризованы гигиенические условия, например, работа в помещении или на открытом воздухе, уровень влажности и запыленности, температурный режим, воздействие вредных веществ и так далее.

Кто заполняет производственную характеристику для МСЭ, решает работодатель. Обычно эту задачу поручают специалисту по кадрам. Скачайте образцы производственной характеристики для МСЭ или ВТЭК, изучите их и последовательно заполните бланки. Готовую характеристику передайте работнику или самостоятельно направьте её в медорганизацию, где проводится экспертиза.

Кто и когда заполняет СТД-Р

Согласно статье 66.1 ТК РФ, человек, заключивший трудовой договор, имеет право получить сведения о своей трудовой деятельности. Запросить их можно:

• у работодателя по последнему месту работы (за период работы в данной организации или у данного ИП);
• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ);
• в Пенсионном фонде;
• через единый портал государственных и муниципальных услуг.

Сведения по форме СТД-Р оформляет, подтверждает и выдаёт работодатель, тогда как форму СТД-ПФР (сведения о трудовой деятельности из ресурсов Пенсионного фонда России) предоставляет территориальный орган Пенсионного фонда.

Форма СТД-Р: заполнение

Порядок заполнения формы СТД-Р детально описан в Приложении N 3 к Приказу Минтруда от 20.01.2020г. N 23н. Форма заполняется индивидуально на каждого работника и включает сведения о всей его трудовой деятельности у данного работодателя. Эти данные берутся из бумажной трудовой книжки, поэтому рекомендуется сделать копию книжки перед её возвращением работнику.

Также в Сведениях по форме СТД-Р указывается дата подачи работником заявления работодателю об отказе или продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Если такое заявление было подано предыдущему работодателю, нынешний работодатель не заполняет строку «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Включите в отчёт данные о периоде работы только в вашей компании. Сотрудник получит те же сведения, которые вы отправляете в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, включая отменённые и скорректированные записи. Таким образом, сотрудник фактически получит аналог выписки из трудовой книжки по работе в вашей компании.

Обратите внимание, что СЗВ-ТД и СТД-Р содержат идентичные сведения, поэтому особенности заполнения формы, выдаваемой сотрудникам, такие же, как и формы, отправляемой в ПФР.

Когда выдавать СТД-Р в 2020 году

Конкретных дат для выдачи отчёта нет, так как его предоставляют не в ПФР, а сотрудникам по их запросу и при увольнении. Однако это не означает отсутствие правил и ограничений.

Сотрудник может в любой момент получить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности за период работы у данного работодателя. Эти сведения необходимо предоставить в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления работником. В случае увольнения, выписку следует предоставить в день увольнения. Если уволенный не может получить сведения лично, работодатель должен направить их заказным письмом с уведомлением.

Отчёт необходимо предоставлять тем, кто работает у вас по трудовому договору, включая совместителей и дистанционных работников.

Если сотрудник обнаружит ошибочную или неполную информацию в сведениях о трудовой деятельности, переданных в ПФР, он может подать письменное заявление на исправление или дополнение сведений, и работодатель обязан представить корректные данные в фонд (ч. 6 ст. 66.1 ТК).

Форма СТД-Р: как выдавать

Работники могут выбирать, в каком виде они хотят получить форму СТД-Р: на бумаге или в электронном виде. Бумажный вариант заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации (если имеется). Работодатель, не являющийся юридическим лицом, заверяет документы личной подписью. Электронную версию нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью.

Когда можно отказать сотруднику в выдаче СТД-Р?

Работодатель не обязан выдавать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р сотрудникам, отказавшимся от электронной трудовой книжки (Письмо Минтруда от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465).

Отказ работодателя правомерен как для СТД-Р по запросу, так и для СТД-Р, выдаваемой при увольнении. Работник, который решил оставить бумажную трудовую книжку, сможет получить эти сведения в МФЦ, на портале госуслуг или в ПФР.

Напоминаю, что форма СТД-Р утверждена Приказом Минтруда от 20.01.2020г. N 23н. В ней отражается информация о трудовой деятельности работника за период работы у работодателя.

Сотрудник может запросить у работодателя предоставление СТД-Р или получить эти данные при увольнении (ст. 66.1 ТК РФ). Однако, если он выбрал ведение трудовой книжки на бумажном носителе, работодатель имеет право не исполнять его запрос.

Юлия Невдах — специалист по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам расчёта заработной платы более восьми лет.

Читайте другие статьи этого автора в нашем блоге:

• Как рассчитать больничный лист, чтобы он был не ниже МРОТ в 2020 году?
• Новая форма СТД-Р в 2020 году: как заполнить сведения о трудовой деятельности, когда и как выдавать, образец заполнения
• Увеличение детских пособий до 1,5 лет с 2020 года. Из мечты в реальность

Задайте вопрос нашим экспертам

Хотите получить консультацию по расчёту заработной платы — оставьте заявку