Как использовать электронные больничные: практическое руководство для сотрудников кадровых служб

Страна переходит на электронный обмен документами. Это значительно упрощает большинство процессов. Кроме того, удаленное взаимодействие является эффективным средством борьбы с распространением коронавируса. Процесс цифровизации охватывает даже медицинские справки о нетрудоспособности. В настоящее время переход на электронные больничные листы не является обязательным. Однако ситуация может измениться уже к 2022 году. В Госдуме рассматривается возможность полного отказа от устаревшего способа оформления документа. Поэтому стоит ознакомиться с особенностями работы с такими документами даже в том случае, если они пока еще не используются в вашей компании.

Как правильно заполнить электронный больничный лист

Для кадровых специалистов важно понимать, что согласно законодательству необходимо получить согласие работника на переход к электронным больничным листам. То есть, требуется составить информационное письмо и попросить сотрудника подписать его в знак согласия.

Внешний вид электронного документа ничем не отличается от обычной бумажной версии. Поэтому нет никаких проблем с его заполнением. Вам нужно просто выполнить следующие шаги:

• ввести название и регистрационный номер предприятия в ФСС;
• заполнить данные о сотруднике (стаж, СНИЛС, ИНН, период болезни);
• рассчитать сумму выплат;
• подписать документ с помощью ЭЦП.

На последнем шаге активируется кнопка «сохранить». С этого момента все данные будут храниться в системе.

Действия работодателя при открытии электронного больничного листа сотрудника

Начиная с 2022 года, работодатели должны оформлять и оплачивать больничные листы по-новому. Теперь Страховой фонд России (СФР) выплачивает пособия непосредственно работникам. Изменились сроки и порядок предоставления документов в фонд со стороны работодателя. Электронные больничные листы в бумажном формате могут быть получены только в виде распечатки. Оригиналом является электронный больничный лист в соответствии с Федеральным законом от 30 апреля 2021 года № 126-ФЗ . Кроме того, МРОТ увеличен в России, что отразилось на минимальном и максимальном размере пособий. Помимо этого, работодателям грозят новые штрафы, а должностные лица по-прежнему несут ответственность.

Обязанности работодателя

Работодатель уже ранее 2022 года нес ответственность за задержку и отказ в выплате пособий, а также за излишне уплаченные СФР суммы (ст. ст. 5.27, 15.33 КоАП РФ, ч. 2 ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ , ст. 145.1 УК РФ, ст. 236 ТК РФ). Однако, сейчас ему грозят новые санкции (ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ). Разберемся с этими санкциями и выясним, какие возможности при оформлении и оплате больничных необходимо учесть. А также, разработаем алгоритм работы с этими документами.

Новые санкции СФР для работодателя (ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ)

Представление недостоверных сведений и документов (которые необходимы для назначения и выплаты пособия) или их скрытие, в случае если это привело к излишне понесенным затратам СФР

20% от суммы переплаты, но не более 5 000 рублей, и не менее 1 000 рублей

Нарушение срока предоставления информации, которая необходима для назначения и выплаты больничного листка

Отказ в предоставлении или несоблюдение срока представления документов (их копий) по запросу ФСС, необходимых для проверки полноты и достоверности информации и документов при назначении и выплате пособий, подлежит штрафу в размере 200 рублей за каждый непредоставленный документ.

Важно! При проверке должностное лицо организации может быть оштрафовано в сумме от 300 000 до 500 000 рублей, если оно откажется представить документы, подтверждающие верность назначения, расчета и выплаты пособий ФСС, а также предоставит неполные или искаженные сведения (часть 4 статьи 15.33 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Работодателю также предусмотрены выплаты за нарушение срока и размера оплаты пособия работнику:

— Материальная ответственность (статья 236 Трудового кодекса Российской Федерации)

— Административная ответственность (часть 6 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях)

— Уголовная ответственность (части 1 и 2 статьи 145.1 Уголовного кодекса Российской Федерации)

Денежная компенсация сверх невыплаченных сумм должна составлять не менее 1/150 от действующей ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки выплаты.

Работодателям грозит штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Руководителям грозит штраф в размере до 120 000 рублей или потеря заработка на срок до одного года, если невыплата продолжается более трех месяцев.

Руководителям организаций грозит штраф от 10 000 до 20 000 рублей, а индивидуальным предпринимателям – от 1 000 до 5 000 рублей.

Руководителям грозит штраф в размере до 500 000 рублей или потеря заработка на срок до трех лет, если полная невыплата продолжается более двух месяцев.

Как видно из представленных таблиц, работодатели должны контролировать и проверять следующее:

• подачу информации в Систему Финансового Расчета;
• выплату части пособий, за которую отвечает работодатель;

2) достоверность информации при оформлении больничного листа, а также передачу информации в Фонд Социального Страхования.

Работодатель – участник электронного документооборота с СФР

Так как основной основой для выплаты пособия служит электронный больничный лист (согласно Закону № 126-ФЗ), работодатель и СФР взаимодействуют также электронным образом (далее – ЭДО, Правила, утвержденные ПП РФ от 16 декабря 2017 г. № 1567).

Для этого подходит специальное доработанное программное обеспечение, либо – программное обеспечение, которое возможно скачать с сайта СФР, а также – через Личный кабинет (рекомендации СФР России).

Взаимодействие осуществляется в информационной системе «ЕИИС «Соцстрах». Особенностями нового сервиса «Социальный электронный документооборот» (далее – СЭДО) являются получение и обработка информации о больничном и работа с помощью метода «Прямые выплаты». Присоединиться к СЭДО можно через систему отчетности. Электронная подпись, использованная для ее представления, может быть использована и в этом случае. Для подтверждения информации в больничном требуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

Для работы подходят программы для ведения бухгалтерии (1С, ПАРУС и другие), операторы ЭДО (СБИС, Контур, Такском и другие) или бесплатная программа АРМ «Подготовка расчетов для СФР».

Важно! Бумажный больничный лист выдается только в исключительных случаях, например, работникам, сведения о которых являются государственной тайной или которые находятся под государственной защитой (согласно статье 13 части 28 Федерального закона от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ, далее – Закон № 255-ФЗ).

Обратите внимание! В законе не указана форма электронного больничного листа, однако есть аналогичный бланк бумажного листа (утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26 апреля 2011 года № 347н ), а также правила заполнения электронной формы (утвержденные Приказом Минздрава России от 23 ноября 2021 года № 1089н, далее – Приказ – № 1089н )

Алгоритм действий при работе с больничными листами

Соблюдение правил и сроков является неотъемлемой частью процесса работы с электронными больничными, что указано в статье 15, часть 1 Закона № 255-ФЗ и Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 23 ноября 2021 года № 2010. Также работодатель обязан правильно назначить и выплатить пособие за первые три дня нетрудоспособности в случаях, когда это должен сделать сам (за исключением пунктов 2-5, часть 1, статья 5 и статья 9 Закона № 255-ФЗ).

Для ознакомления с кратким алгоритмом действий по работе с электронными больничными, ознакомьтесь с информацией ниже.

Подробный вариант с комментариями можно скачать отсюда.

Статья на нашем сайте содержит подробную информацию о действиях, которые работодатель должен предпринять для получения доступа к информации из электронного больничного.

Краткий алгоритм действий работодателя при работе с больничными:

1. Вступить в электронный документооборот с СФР.

2. Получить информацию от СФР о том, что электронное больничное было открыто (в соответствии с пунктом 19 Правил).

3. Ожидать, пока медицинская организация закроет больничный лист и получить от СФР запрос о недостающих данных (согласно пунктам 12, 17, 22, 23, 44 Правил).

4. Проверить достоверность и полноту «предзаполненных сведений».

5. Внести необходимую информацию для назначения и выплаты пособия (из перечня, указанного в пункте 22 Правил, но только ту информацию, которую требует СФР — пункт 23 Правил):

• продолжительность страхового стажа;
• выплаты, входящие в базу для начисления страховых взносов за расчетный период;
• замена календарных лет по заявлению работника;
• районный коэффициент;
• продолжительность рабочего времени;
• периоды освобождения/отстранения/заключения под стражу;
• периоды болезни в расчетном периоде;
• Информация о дате начала отпуска по беременности и родам и других сведениях.

6. Предоставить информацию в СФР (пункты 22, 23 Правил)

7. Дождаться проверки достоверности и полноты данных СФР (пункты 10, 12, 44 Правил)

Важно! Если нетрудоспособность длится менее четырех дней, СФР уведомит работодателя только о начале и окончании электронного больничного (статья 14.1 Закона № 255-ФЗ).

Как оформляется электронный больничный?

В России с 2022 года действует электронный больничный лист, однако по-прежнему возникают вопросы о его оформлении и предоставлении работодателю. Особенно важно следить за документами бухгалтеру, чтобы знать, когда Социальный фонд России (СФР) выплачивает пособие по нетрудоспособности напрямую, а когда перечисления должны делать компании в пользу сотрудника. Давайте разберёмся, как работает электронный больничный лист и какую отчётность по работникам нужно предоставить в СФР.

Последовательность работы с ЭЛН

Ниже мы расскажем о правилах оформления электронного больничного листа и о работе с ним:

1. Врач или фельдшер медицинской организации, куда обратился сотрудник, открывает электронный больничный лист. Информация о нём поступает в систему СФР.
2. Служба федерального регистра трудоспособности на основании представленных отчетов состояния занятости и личного статуса граждан определяет место работы гражданина. Федеральный регистр трудоспособности уведомляет работодателя о временной нетрудоспособности его сотрудника. Чтобы правильно начислять больничные выплаты, необходимо своевременно предоставлять отчеты о состоянии здоровья и занятости. Как уже упоминалось ранее, работодатель обязан представить отчет в течение 3 рабочих дней после получения информации от работника. Заявление о состоянии здоровья и занятости следует представлять сразу после трудоустройства или в случае изменения личных данных.
3. Служба федерального регистра трудоспособности также уведомит Службу федерального регистра о закрытии больничного листа. Служба федерального регистра направит в компанию предзаполненные данные о сотруднике для последующих выплат пособия по нетрудоспособности. Уточнения могут касаться различных данных, включая продолжительность рабочего времени и коэффициент по месту проживания, а также стаж и заработок, который учитывается при расчете пособия.
4. Следующим шагом после получения всех необходимых данных СФР осуществляет выплату больничных. При этом первые три дня компенсацию выплачивает сам работодатель (в соответствии со статьей 14.1 Закона об обязательном социальном страховании).
5. 20 сентября 2023 года

Руководство для работодателя по использованию электронного больничного листа в 2024 году

Практически все российские работодатели должны использовать электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН). Бумажные листки продолжают выдаваться только сотрудникам, работающим с гостайной. В данной статье представлена актуальная инструкция для работодателя по использованию электронных больничных листов в 2024 году.

Как работать с больничными листами в 2024 году

В 2022 году работодатели начали применять электронные больничные листы. До сих пор, в 2024 году, действует стандартный процесс получения таких листков нетрудоспособности. Бумажные больничные листы выдаются только в исключительных ситуациях, когда работник имеет дело с государственными секретами. Остальным работникам выдают ЭЛН.

Вот как происходит получение электронного больничного листка в 2024 году:

1. Все медицинские учреждения и организации осуществляют выдачу электронных больничных листов.
2. Бумажный вариант документа не заполняется лечащим врачом. Информация о страховом случае (нетрудоспособность или беременность и роды) вносится в электронную базу. Или же они регистрируются в электронной медицинской карте застрахованного лица.
3. Как только врач вводит все данные, электронный листок считается открытым.
4. Работник медицинской организации в системе «Соцстрах» формирует электронный листок нетрудоспособности.
5. Застрахованному лицу не выдается никаких бумажных документов (распечатанный больничный, талон, справка и т.д.). Однако работник может запросить номер электронного листка нетрудоспособности, чтобы передать его работодателю.

Подробные правила расчета и оплаты больничного листа можно найти в нашей специальной статье «Расчет и оплата больничного листа в 2024 году».

ЭЛН невозможно утратить, подделать или испортить. Поэтому сотрудникам нет необходимости обращаться в медицинскую организацию за дубликатом, чтобы получить пособие. Вместо этого информацию о всех ЭЛН и суммах назначенных пособий можно проверить онлайн – в личном кабинете Социального фонда России (раздел «Социальное страхование»).

Подсказки для бухгалтера в Системе Главбух

Оформление, расчет и выплата больничного Узнать подробности

Как заполнить письменный больничный лист отдельным работникам Узнать подробности

Кому полагается больничное пособие Узнать подробности

Шаг №1. Настройте программное обеспечение для работы с ЭЛН

С 2024 года любая бухгалтерская программа позволяет работать с электронными больничными листами. Также можно использовать специализированные сервисы и приложения от операторов ЭДО или бесплатную программу для работы с ЭЛН на официальном сайте СФР.

Российский Социальный фонд и в 2024 году продолжает использовать СЭДО («Социальный электронный документооборот») для работы с электронными больничными. Данный сервис интегрирован во все программы для ведения бухгалтерии или от операторов ЭДО. Это значит, что работодателям практически не приходится сталкиваться с трудностями в работе с больничными листами.

Для доступа к СЭДО необходимо подключить и настроить доступ в программе, используемой работодателем. Инструкции по работе в системе СФР можно получить у разработчиков данного программного обеспечения.

Шаг №2. Получите электронную подпись

Для регистрации и работы в ЕИИС «Соцстрах» работодателю потребуется специализированная электронная подпись, совместимая с сервисом Социального фонда.

Важно! Приобрести электронную подпись можно в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязью. Подробную информацию о ближайшем центре можно найти на официальном сайте Минкомсвязи.

Если у работодателя уже есть электронная подпись для отправки электронной отчетности, необходимо уточнить у спецоператора ЭДО, подходит ли она для работы в ЕИИС «СЭДО». Обычно электронная подпись подходит, и дополнительную покупку делать не требуется.

Шаг №3. Оформление электронного больничного листка

С использованием системы электронного документооборота (СЭДО) работодатель получит следующую информацию:

• сообщение об открытии электронного листка нетрудоспособности;
• уведомление о продлении листка;
• Информация о закрытии больничного должна быть сообщена работодателю СФР.
• Было объявлено об аннулировании БЛ.
• Работник будет направлен на медико-социальную экспертизу.

Все эти данные будут предоставлены работодателю СФР благодаря обмену информацией с медицинскими учреждениями и другими органами.

При закрытии электронного больничного листа работодатель получит предварительно заполненную информацию от фонда. Эти данные необходимы СФР для своевременного назначения и выплаты пособия. Если информации недостаточно, работники Соцфонда запросят дополнительные сведения (пункты 22 и 23 Правил, утвержденные постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010).

Шаг №4. Соблюдайте установленные сроки для обмена информацией с СФР о больничных листах

Для получения пособий от СФР необходима информация о застрахованном лице, которую должен предоставить работник. Только после этого работодатель направляет сведения в Социальный фонд. Важно соблюдать сроки обмена данными с Соцфондом, иначе работодателя могут привлечь к ответственности.

Рекомендуется следовать следующему алгоритму:

1. Работник предоставляет работодателю данные для начисления пособия.
2. У бухгалтера (или другого ответственного лица) есть три рабочих дня, чтобы передать в фонд сведения и документы, необходимые для выплаты пособий, а также информацию о застрахованном лице.
3. Трехдневный срок начинается с дня получения документов и информации от застрахованного сотрудника.
4. Если информация, необходимая для выплат, неполная, то фонд направит извещение о необходимости предоставления дополнительных данных.
5. Страхователь получит извещение в течение пяти рабочих дней.
6. Наниматель должен подтвердить получение извещения в течение трех рабочих дней.
7. После получения извещения от СФР необходимо предоставить данные в Фонд в течение пяти рабочих дней.

Обратите внимание! Информация о застрахованном лице — это важный документ, который будет необходим для назначения и выплаты пособий в 2024 году.

Обратите внимание, на банковскую карту возможно зачисление пособия на погребение и временную нетрудоспособность, за исключением компенсации пострадавшим от радиационных катастроф. Чтобы избежать затрат времени на объяснения сотрудникам, рекомендуется предоставить им шпаргалку:

Скачать шпаргалку Скачать бесплатно

Шаг №5. Оплатите медицинский лист

В 2024 году работодателям необходимо осуществлять оплату:

• первых трех дней листка нетрудоспособности, при условии, что это травма или заболевание самого работника;
• дополнительных выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом — эти дни могут быть накопительными в течение 2024 года. Если работник решит использовать более четырех дней для ухода за ребенком-инвалидом, будет необходимо определить, какие дни предоставить, в каком порядке и как оплатить этот период . Лучшие способы решения данной ситуации можно найти в журнале «Зарплата».
• В журнале есть экспертный материал, где есть инструкции о том, как выплатить пособие на погребение.

Обратите внимание! Со следующего года СФР самостоятельно будет перечислять пособия на погребение. Пока неизвестно, как будет организована работа. Сейчас ведомство разрабатывает новый регламент.

Внесите оплату пособия по нетрудоспособности в день выплаты заработной платы или аванса, которые установлены в компании. Не забудьте учесть удержание НДФЛ. Обратите внимание, что в 2024 году действуют новые правила исчисления, удержания и перечисления подоходного налога в бюджет. О том, как с 2024 года платить НДФЛ по-новому, вы можете прочитать в «Зарплате».

Социальный фонд России продолжает оплачивать остальную часть пособия по больничным листам, как и раньше. Деньги будут зачислены на расчетный счет или карту сотрудника в течение 10 рабочих дней после предоставления страхователем необходимых сведений и документов. Это указано в части 1 статьи 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Подробные инструкции по расчету и выплате пособий в зависимости от случая страхования можно найти в Системе Главбух.

Важно отметить, что Соцстрах больше не требует распечатывать электронные больничные и сохранять их как бланки строгой отчетности вместе с бумажными листками нетрудоспособности. Это было объявлено в информации от ФСС от 19.04.2022 года.

Отметим, что Соцстрах больше не требует распечатывать электронные больничные и хранить их как бланки строгой отчетности вместе с бумажными листками нетрудоспособности. Это было указано в информации ФСС от 19.04.2022 года.